Virtual Assistant

Algemene voorwaarden

Versiedatum: november 2026

In deze voorwaarden noem ik mezelf “ik” of “Louise van Meer”. Jij, als opdrachtgever, bent “jij” of “de opdrachtgever”. Met “schriftelijk” bedoel ik ook per e-mail.

Artikel 1 – Toepasselijkheid

1.1Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, aanbiedingen, opdrachten, overeenkomsten en werkzaamheden tussen Louise van Meer en de opdrachtgever.

1.2Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als we die schriftelijk met elkaar hebben afgesproken.

1.3Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij ik daar schriftelijk mee heb ingestemd.

1.4Als een bepaling uit deze voorwaarden niet geldig blijkt, blijven de overige bepalingen gewoon van kracht. We vervangen de ongeldige bepaling dan in overleg door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 2 – Diensten

2.1Als Virtual Assistant ondersteun ik je op afstand met organiseren, structureren, plannen, regelen, reserveren, research en administratieve ondersteuning.

2.2Mijn diensten zijn onder meer: (a) Office Management: Praktische regelzaken, administratieve ondersteuning, offertes aanvragen en vergelijken, informatie uitzoeken en opvolgen wat blijft liggen. (b) Agenda- en Inbox Management: je agenda op orde, afspraken plannen en bevestigen, je mailbox overzichtelijk houden en zorgen dat niets tussen wal en schip valt. (c) Travel Management: het regelen van zakelijke en privéreizen, zoals vluchten, hotels, vervoer en reserveringen.

2.3Ik lever bewust géén werkzaamheden op het gebied van sales, social media, marketing, technische ondersteuning (tech) of creatief werk, tenzij we schriftelijk anders hebben afgesproken.

2.4Ik voer mijn werk zelfstandig uit, naar beste kunnen en met zorg. Ik bepaal zelf hoe en wanneer ik de werkzaamheden uitvoer, binnen de afspraken die we samen maken.

2.5Ik heb een inspanningsverplichting: ik zet me volledig in voor een goed resultaat, maar kan geen specifiek resultaat garanderen.

2.6Jij zorgt ervoor dat ik op tijd beschik over de informatie, toegang en goedkeuringen die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren.

Artikel 3 – Offerte en overeenkomst

3.1Een offerte of aanbod van mij is vrijblijvend en geldig gedurende 14 dagen, tenzij in de offerte anders staat.

3.2De overeenkomst komt tot stand zodra jij de offerte, de opdracht of de keuze voor een pakket per e-mail bevestigt, of zodra ik met de werkzaamheden ben gestart in overleg met jou.

3.3Ik bevestig de belangrijkste afspraken (zoals de soort opdracht, het gekozen pakket of uurtarief en de startdatum) per e-mail.

3.4Aanvullende wensen of wijzigingen in de opdracht bespreken we vooraf. Extra werk buiten de afgesproken opdracht kan ik apart in rekening brengen.

Artikel 4 – Tarieven en pakketten

4.1Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw.

4.2Uurtarief (losse opdrachten, zonder vaste afspraken): € 53 per uur.

4.3VA Support: 10 uur per maand voor € 500 per maand, met een minimale periode van 3 maanden.

4.4VA Partner: 20 uur per maand voor € 900 per maand, met een minimale periode van 3 maanden.

4.5Met een maandpakket reserveer ik vaste capaciteit voor jou.

4.6Werk ik in een maand meer uren dan in je pakket zitten, dan reken ik die extra uren tegen het geldende uurtarief, tenzij we vooraf iets anders afspreken. Ik overleg met je voordat ik boven je pakket uitkom.

4.7Ik mag mijn tarieven aanpassen, bijvoorbeeld per kalenderjaar. Wijzigingen laat ik je minimaal 1 maand van tevoren schriftelijk weten. Voor pakketten waarvan de minimale periode nog niet is verstreken, blijft het afgesproken tarief gelden.

Artikel 5 – Minimale periode pakketten

5.1De pakketten VA Support en VA Partner hebben een minimale periode van 3 maanden.

5.2Na de minimale periode loopt het pakket per kalendermaand door, tenzij jij of ik opzeg volgens artikel 10 van deze Algemene Voorwaarden.

5.3Tussentijds opzeggen tijdens de minimale periode mag, maar het pakket stopt niet voor de minimale 3 maanden. Het maandbedrag voor de resterende maanden van de minimale periode blijft in dat geval verschuldigd.

Artikel 6 – Urenregistratie

6.1Ik houd de bestede tijd nauwkeurig bij.

6.2Tijd wordt naar boven afgerond op hele kwartieren.

6.3Op verzoek krijg je een overzicht van de gewerkte uren en de uitgevoerde taken. Bij pakketten stuur ik je maandelijks een kort overzicht van de gebruikte uren.

6.4Heb je vragen over de urenregistratie, laat het me dan binnen 14 dagen na ontvangst van het overzicht of de factuur weten. Daarna ga ik ervan uit dat het overzicht klopt.

Artikel 7 – Wat telt als werktijd

7.1Als werktijd telt alle tijd die ik besteed aan jouw opdracht, waaronder: het uitvoeren van taken, overleg (telefonisch, per videocall, e-mail of chat), research en redelijke voorbereiding.

7.2Reistijd en reiskosten tellen alleen mee als we dat vooraf hebben afgesproken.

7.3Kosten die ik voor jou maak (zoals betaalde tools, abonnementen of boekingen) zijn geen werktijd; die worden apart doorbelast of door jou zelf betaald (zie artikel 13.3 van de Algemene Voorwaarden).

Artikel 8 – Facturatie en betaling

8.1Ik factureer per e-mail.

8.2Pakketten factureer ik in de regel vooraf, aan het begin van de periode (maand).

8.3Losse uren (uurtarief) factureer ik na afloop aan het einde van de maand.

8.4De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

8.5Betaal je niet op tijd, dan ontvang je eerst een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan ben je in verzuim en mag ik de wettelijke (handels)rente en redelijke incassokosten in rekening brengen.

8.6Bij te late betaling mag ik mijn werkzaamheden opschorten (tijdelijk stoppen) totdat de openstaande facturen zijn betaald. Ik laat je dat vooraf weten.

Artikel 9 – Niet-gebruikte uren

9.1Uren uit een maandpakket zijn bedoeld voor de betreffende kalendermaand.

9.2Uren die je in een maand niet gebruikt, vervallen aan het einde van die kalendermaand, tenzij we schriftelijk anders hebben afgesproken – bijvoorbeeld een beperkte overdracht van maximaal 2 uur naar de volgende maand.

9.3Niet-gebruikte uren worden niet terugbetaald of verrekend.

Artikel 10 – Annulering en opzegging

10.1Losse opdrachten: wil je een afgesproken klus of gereserveerd tijdsblok annuleren of verplaatsen, laat het me dan minimaal 24 uur van tevoren weten. Bij latere annulering mag ik 50% van de gereserveerde tijd in rekening brengen.

10.2Maandpakketten hebben een minimale looptijd van 3 maanden. Je kunt het pakket per e-mail opzeggen met een opzegtermijn van 1 kalendermaand, tegen het einde van een maand. Je kunt al opzeggen tijdens de eerste 3 maanden, maar het pakket stopt nooit eerder dan na die 3 maanden, tenzij we schriftelijk iets anders hebben afgesproken.

10.3Voor mij geldt dezelfde opzegtermijn. Wanneer jij je niet aan de gemaakte afspraken houdt, kan ik de overeenkomst per direct beëindigen. Dit zal zijn na schriftelijke herinnering en uiterlijk na 14 dagen.

10.4Werk dat al is uitgevoerd en kosten die al zijn gemaakt, blijven verschuldigd.

Artikel 11 – Geheimhouding en privacy

11.1Ik ga zorgvuldig en vertrouwelijk om met alle informatie die ik van jou krijg of tijdens de opdracht zie, zoals e-mails, agenda’s, documenten en persoonsgegevens. Ik deel die informatie niet met derden, tenzij dat nodig is voor de opdracht (bijvoorbeeld bij een boeking) of de wet dat verplicht.

11.2Deze geheimhouding geldt ook na het einde van de samenwerking.

11.3Ik verwerk persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ik gebruik gegevens alleen voor de opdracht, beveilig mijn apparaten en accounts zorgvuldig en verwijder of retourneer gegevens na afloop van de opdracht, tenzij bewaren wettelijk verplicht is.

11.4Wanneer ik bij de uitvoering van mijn werkzaamheden persoonsgegevens verwerk waarvoor jij verwerkingsverantwoordelijke bent, zijn de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens zoals opgenomen in de verwerkersovereenkomst van toepassing. Je ontvangt de verwerkersovereenkomst als bijlage bij de Overeenkomst van de opdracht.

11.5Toegang tot accounts en wachtwoorden geef je bij voorkeur via een veilige manier (zoals een wachtwoordmanager of gedeelde toegang). Na afloop van de samenwerking kun je de toegang intrekken; ik raad je aan om dat ook te doen.

Artikel 12 – Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

12.1Ik voer mijn werk naar beste kunnen uit. Jij blijft zelf verantwoordelijk voor de beslissingen die je neemt op basis van mijn werk, en voor de juistheid van de informatie die je mij geeft.

12.2Mijn aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende opdracht. Bij een maandpakket is dat maximaal het factuurbedrag van de maand waarin de schade is ontstaan.

12.3Ik ben niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gemiste omzet, gederfde winst, vertraging of schade door fouten of storingen van derden (bijvoorbeeld airlines, hotels, boekingssites of software).

12.4De beperkingen in dit artikel gelden niet als de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van mijn kant.

12.5Schade meld je zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen nadat je die hebt ontdekt, schriftelijk aan mij.

12.6Bij overmacht (bijvoorbeeld ziekte, storingen of andere omstandigheden buiten mijn invloed) mag ik de uitvoering uitstellen. Ik laat je dat zo snel mogelijk weten en we zoeken samen naar een oplossing. Duurt het langer dan 30 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst beëindigen.

12.7Vorderingsrechten en andere bevoegdheden van de opdrachtgever uit welken hoofde ook jegens Louise van Meer Virtual Assistant vervallen in ieder geval één jaar na het moment waarop de opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.

Artikel 13 – Boekingen en derden

13.1Boekingen (zoals vluchten, hotels, vervoer en reserveringen) maak ik altijd in opdracht en op naam van jou of de persoon die je aanwijst.

13.2Bij boekingen ontstaat een overeenkomst tussen jou en de aanbieder (de derde partij). Hun voorwaarden, zoals annulerings- en wijzigingsregels, gelden dan voor jou.

13.3Kosten van derden (zoals tickets, hotelovernachtingen, reserveringen en servicekosten) zijn voor jouw rekening. Bij voorkeur betaal je die rechtstreeks; lukt dat niet, dan breng ik die kosten vooraf zonder opslag aan je in rekening.

13.4Boekingen boven de € 500, bevestig jij vooraf schriftelijk. Jij controleert de gegevens (zoals namen zoals in het paspoort, data, tijden en reisdocumenten) voordat ik definitief boek.

13.5Jij bent zelf verantwoordelijk voor geldige reisdocumenten, visa, verzekeringen en het tijdig inchecken.

13.6Ik ben niet aansprakelijk voor fouten, wijzigingen, annuleringen, vertragingen of tekortkomingen van derden.

Artikel 14 – Intellectueel eigendom

14.1Wat ik speciaal voor jou maak (maatwerk), zoals overzichten, planningen en documenten met jouw inhoud, mag jij na betaling vrij gebruiken voor je eigen organisatie.

14.2Mijn eigen templates, checklists, werkwijzen en kennis blijven van mij. Ik mag die ook voor andere opdrachtgevers blijven gebruiken, uiteraard zonder jouw vertrouwelijke informatie.

14.3Ik mag jouw naam alleen als referentie noemen als jij daar toestemming voor geeft.

Artikel 15 – Wijzigingen voorwaarden

15.1Ik mag deze algemene voorwaarden wijzigen. De meest actuele versie staat op louisevanmeer.nl of stuur ik je op verzoek toe.

15.2Wijzigingen laat ik je minimaal 1 maand voordat ze ingaan per e-mail weten. Ben je het niet eens met een wijziging die voor jou nadelig is, dan mag je de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 16 – Toepasselijk recht en geschillen

16.1Op alle afspraken tussen ons is Nederlands recht van toepassing.

16.2Ontstaat er een meningsverschil, dan proberen we dat eerst samen in goed overleg op te lossen.

16.3Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Terug naar de website